Drift av en studentorganisasjon
Det er ikke bare å starte en studentorganisasjon – den skal også drives på en god måte. Nedenfor finner dere en liste over viktige tema å huske på i forbindelse med dette.
Styret – styremedlemmer har ansvaret for den daglige driften av organisasjonen. Dere har gjerne egne ansvarsområder innenfor de ulike vervene, f.eks økonomi, arrangement osv. Sammen og Kulturstyret tilbyr ulike kurs for studentorganisasjoner. Frivillighet Norge har laget en organisasjonshåndbok som kan hjelpe dere i arbeidet.
Ledelse – ledere av en studentorganisasjon har ansvar for å lede styret, passe på at det jobbes for organisasjonenes mål, passe på at medlemmer behandles bra, og oversikt over organisasjonenes generelle drift. Sammen tilbyr kurs i Ledelse i studentorganisasjoner. Følg med på Sammen studentliv for oppdaterte kurs og informasjon.
Endringer i styret – viderefør viktig kunnskap, tilganger og rettigheter til det nye styret etter endt årsmøte. Husk å oppdatere informasjon om styret i Brønnøysundregisteret, endre på hvem som har tilgang til bankkontoen og gi tilgang/passord til sosiale medier og nettsider til nye styremedlemmer.
Holde Generalforsamling– på en generalforsamling skal alle medlemmer kunne være med på å bestemme hvordan studentorganisasjonen skal drives og hvem som skal sitte i styret. I vedtektene til organisasjonene skal det stå noe om hva generalforsamlinger må inneholde, når sakspapirer skal sendes ut og når selve generalforsamlingen skal holdes.
Økonomi – dere må ha gode rutiner for budsjett og regnskap. Sammen tilbyr hjelp og assistanse for drift av studentorganisasjoner. Det er flere måter å få inntekter på som studentorganisasjon. Flere organisasjoner og bedrifter tilbyr økonomiske midler til foreninger og organisasjoner. Frifond og LNU har støtteordninger for organisasjoner, prosjekter og aktiviteter. Det er mulig å drive dugnadsarbeid. Se for eksempel til Dugnaden.no, bambusa.no og Dugnadsguiden.no for tips.
Studentorganisasjoner kan også ha egne inntektskilder, som for eksempel billettinntekter, salg av tjenester eller medlemskontingenter. Flere utdanningsinstitusjoner har ofte oppdrag som studentorganisasjoner kan ta. Det er også mulig å ha folkefinansiering.
Grafisk profil – for at studentorganisasjonene skal være mulig å kjenne igjen i kommunikasjonsarbeid, kan det være lurt å bruke tid på en grafisk profil/logo.
Vær synlig – det har mye å si hvordan dere kommuniserer til nye studenter og andre som ønsker å bli medlem eller tenker på å bli medlem. Profilarbeid, kommunikasjon og bruk av sosiale medier er viktig å ha en plan for. Pass på at kontaktinformasjon, informasjon om studentorganisasjonen, arrangementer og hvem organisasjonene er for er oppdatert på nettsider og sosiale medier.
Nye medlemmer – vær tidlig ute med å planlegge rekruttering av nye studenter. Hvor mange studenter ønsker dere, og hvem ønsker dere inn i organisasjonen? Hvordan dere snakker om studentorganisasjonen foran nye medlemmer er veldig viktig og sørg for at dere kommuniserer på en åpen og inkluderende måte. Studenttorget som arrangeres hvert høstsemester er en fin mulighet til å møte nye medlemmer på stand. Dere kan også rekkrutere nye medlemmer på frivillig.no og på jobbsidene til utdanningibergen.no.
Lokaler – de fleste studieinstitusjonene vil la studenter kunne booke rom selv til møter og samlinger. Det Akademiske Kvarter leier ut rom til studentorganisasjoner og aktiviteter for studenter. I Student Villaen i Christies gate er det en egen etasje for studentorganisasjoner. Her kan dere sitte å jobbe i åpent landskap eller booke møterom. Les her om flere muligheter for lokaler